Одним из основных направлений деятельности филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области является реализация государственной программы «Национальная система пространственных данных», в рамках которой проводится оптимизация процесса выполнения работы по переводу бумажных реестровых дел, сформированных до 1 января 2017 года, в электронную форму.
Сегодня большинство государственных услуг можно получить в электронном виде, но часто для их предоставления требуются бумажные документы. Поэтому работнику отдела ведения архива после получения соответствующего запроса необходимо найти в «бумажном архиве» нужное дело, проанализировать, составить внутреннюю опись на документы, отсканировать и перенаправить электронный образ дела работнику другого отдела. Этот процесс отнимает много времени, что приводит к увеличению срока принятия решения по заявлению и соответственно увеличивает срок ожидания для заявителя.
Хранение документов в бумажном виде всегда сопровождается риском их порчи или утраты. Бумажный документооборот замедляет работу отделов и снижает ее эффективность.
Эти несовершенства «бумажного архива» продиктовали необходимость перехода к «электронному архиву», который имеет ряд преимуществ, среди которых - надежная защита информации и быстрый поиск документа. Кроме того, электронный архив не требует площадей для хранения документов, а единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации.
Для того чтобы цифровизация архивов была качественной и полной, специалисты Роскадастра проводят анализ хранящихся документов, затем сканируют их на современном оборудовании и проводят анализ электронного образа на соответствие его бумажным документам, полноту и качество сканирования. Далее электронный образ заверяется электронной подписью и загружается в специализированную автоматизированную информационную систему АИС «Архив».
По состоянию на 1 сентября нынешнего года, в региональном Роскадастре в электронную форму переведено 83,5 процента (1 371 164) от общего количества бумажных реестровых дел, находящихся на хранении в архиве. Это уже дает свои результаты в виде уменьшения сроков предоставления государственных услуг, а также упрощения подачи обращений посредством различных электронных сервисов и порталов.
Юлия ГАВРИЛЕНКО, начальник отдела ведения архива филиала ППК «Роскадастр» по Тамбовской области