Вместе с нашей сегодняшней героиней мы хотели как можно глубже и красочнее передать всю прелесть профессии, которая берет начало еще в Древнем Риме. Многие хотят узнать: с какими вопросами сталкиваются будущие секретари на собеседовании, что для них важнее - педантичность или импровизация, и как можно применить знание психологии, - но боятся спросить. Насколько у нас получилось заполнить пробелы, судить читателям.
- Каждый ли может стать секретарем?
- Подбор секретаря только на первый взгляд кажется легкой задачей. На самом деле, юридическим лицам редко удается встретить подходящего специалиста, ведь он должен уметь правильно принимать посетителей, отвечать на телефонные звонки, обрабатывать входящую-исходящую документацию, обеспечивать и организовывать разнообразные трудовые процессы, следить за технической исправностью офиса. К нам соответственно предъявляют самые разные требования: знание этикета и эстетики – того, кто не знает, в чем между ними разница, сразу гонят поганой метлой, - культуры делового общения. Всегда нужно соблюдать дресс-код, держать в голове то, как работать с новейшим программным обеспечением, быть в курсе последних событий. Работа с офисной оргтехникой и ведение делопроизводства – тоже предметы не из простых. Среди личных качеств можно выделить наличие организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность, эмоциональную устойчивость, внимательность, хорошую память, неконфликтность. Вот видите, я с Вами говорю, а отвечаю автоматически систематично и размеренно (смеется).
- Какой вопрос на собеседовании удивил Вас больше всего?
- Боюсь, вот так с ходу вспомнить все невозможно… Удивило много. Позже я из любопытства даже узнавала по разным источникам, какие вопросы задают другие работодатели. В принципе, для всех секретарей в целом готовят нечто похожее. Сначала, разумеется, всякой ерундой снимают напряжение – ведь ни одной из сторон не нужно, чтобы что-либо субъективное помешало нормальной оценке возможностей. Потом идет проверка амбиций и круга интересов – хотят все-таки задержать в секретарях на подольше. Очень важна целеустремленность, потому что, например, в случае, если в организации работает не много сотрудников, явной конкуренции нет, и поэтому отсутствует мотивация выполнять задания качественно.
Характерные вопросы – «какими путями Вы готовы идти к своей цели», «завидуете ли Вы чужому успеху», «из-за чего у Вас чаще всего возникают конфликты». Они уже относятся к оценке индивидуальности, и, пожалуй, тут самое обширное поле для удивительных диалогов. Например, когда я обмолвилась о своем вожатском опыте, сразу посыпались вопросы, как и что у меня там проходило. Не знаю, наверное, мне выпало особенно дотошное собеседование.
Еще в каком-то смысле впечатлила собственная исповедь во лжи, – будущему начальству захотелось узнать степень честности. Причем, что интересно: скажешь, что никогда не врал – ложь, что врал – значит, лживый человек, что врешь и будешь врать – тоже лживый. Ну, и в мстительности заодно – как Вы понимаете, пригреть змею у себя на груди никто не хочет. Поэтому, возможно, чуть-чуть поврать приходилось и в этом случае. И судя по тому, что собеседование все-таки было пройдено, изящная ложь – умение не последнее по ценности.
- Из каких источников обычно приходится черпать информацию, чтобы быть в курсе последних событий?
- Вот такие вопросы мне на собеседовании и задавали (смеется). Источники самые разные. И должна Вам сказать, Интернет - отнюдь не самый надежный и всеобъемлющий из них. Если только не считать социальные сети – в них должны быть прямые контакты с максимально разнообразным кругом осведомителей. А так – мобильная связь. Она – приоритет, и такой, что мне практически круглосуточно приходится находиться в боевой готовности, никогда не отключать телефон. Постоянно - переговоры, перезвоны, быстрые записи от руки, когда тебе кто-то что-то зачем-то диктует. Секретарь - одна из тех профессий, в которых работа выходит далеко за рамки восьмичасового дня.
- Значит, никакого четкого планирования не бывает, и постоянно используется импровизация?
- План-импровизация, я бы сказала. Часто происходит так, что клиенты бомбардируют вопросами с одной стороны, посетители приходят со второй, а записывать инструкции шефа приходится меж двух огней. В подобных ситуациях рекомендую неплохой метод, редко дающий осечки: краем уха слушайте, а сами быстро-быстро заваривайте чай и задерживайте им первого попавшегося посетителя у себя в кабинете, пока разбираетесь с дальней связью, и используйте любой удобный предлог, чтобы начальник перезвонил позже, если это возможно. Далее можно принимать по двое, по трое посетителей со схожими запросами – как ни покажется странным, это работает. Есть еще много примеров того, как и что делать, но это обычно в голове не откладывается. В общем, импровизирую до такой степени, что когда-нибудь это мне еще аукнется. Премией или выговором, не знаю, но пока были только премии.
- Существуют ли заповеди настоящего секретаря, то, что он не может нарушить или не сделать?
- На мой взгляд, есть только одна заповедь. Никогда. Ни за что. Не выключай телефон. По крайней мере, одно телефонное устройство возле тебя должно работать, как часы. В противном случае будет затишье перед бурей – и в ее час звонки непременно уведомят о том, что ты пропустил целую жизнь, собственную казнь и похороны.
- Какие профессии Вы считаете близкими своей по духу?
- Поскольку бешеный ритм жизни, сбор и обработка информации, живое и удаленное общение при одновременно паучьем образе жизни мне очень-очень нравятся, я бы сказала, что таких профессий много. В свое время я думала о библиотечном деле, редактировании, издательстве, архивировании – но решила, что все это здорово и прекрасно, но лишено динамичности, особенно архивирование. Да, еще – вспоминая всех знакомых мне корреспондентов, я пришла к выводу, что секретариат – та же журналистика, но наизнанку. То есть тот же хаос, та же изменяющаяся обстановка – но ты в ее центре, а не на периферии, и не ты идешь к людям за сведениями, а они к тебе. Ух, как сказала, так сразу и ощутила духовное родство с Вами!
- Что вызывает на Вашем рабочем месте неприязнь и дискомфорт, часто ли такое встречается?
- Именно на рабочем месте? Про весь негатив его атмосферы я уже сказала, но есть еще и порядочный набор вкусовщины. Терпеть не могу нарушителей моей гармонии и когда что-нибудь лежит не там, где мне нужно. В частности, бумаги я всегда складываю только стопочками определенных габаритов, обращенных прямо к дверцам шкафов, в которых они находятся. Канцелярские товары на столе находятся только в определенной последовательности. И «монстр Ксеркс» - старый верный друг-принтер – стоит всегда в гордом одиночестве и неприкосновенности – на него или к нему нельзя ничего ставить, плюс он должен быть в шаговой доступности. Если какая-то деталь исчезает в неизвестном направлении, весь ритм сбивается, потому что у меня все уже на уровне рефлексов. Рука сама знает, где ручка какого цвета, где степлер и где нужно проколоть, сколько времени уйдет на размножение кипы документов. А сбившийся ритм – это первый и самый раздражающий шаг на пути к профессиональному провалу.
- В последнее время стало модным выбирать секретарей, разбирающихся в психологии. Что Вы можете сказать по этому поводу?
- Это одновременно смешит и настораживает. Во-первых, каждый день, когда вспоминаешь об этом, косишься на шефа и гадаешь, спросит ли он что-нибудь эдакое, психологическое. А ведь он может. А во-вторых, вечерком думаешь – а как же это я, без изучения детища Фрейда вступившая в должность пятнадцать лет назад, до сих пор так оптимально со всем справляюсь? Нет ли во мне чего-то особенного или, напротив, в моей работе чего-то дефектного и ущербного? Друзья говорят, мол, это ты просто от природы психолог. Это вряд ли. Но вот тип у меня считается как раз самым подходящим для секретаря – экстраверт, и это уже радует. Знаете, ни на какие курсы я записываться не планирую, времени нет. Но готова почитать что-нибудь по теме, чтобы потом не оставаться в неведении. А пока – Провидение миловало, никаких жестких требований лично ко мне не поступало.
- Как лучше и легче Вам формулировать мысль в общении – в устном или письменном виде?
- Лучше и легче – в данном случае совершенно разные понятия. Чаще всего приходится формулировать устно, во время непосредственного разговора, для письма же голову вообще иногда желательно отключить. Однако отвечу так: для меня легче говорить, чем писать, потому что я привыкла это делать, а лучше – пространно записывать, потому что излагать лучше, видя текст и не торопясь.
- Чем Вам нравится Ваша работа, из-за чего бы Вы ее никогда не променяли ни на какую другую?
- Есть такое необъяснимое чувство – когда ты человек Номер Два. Ты можешь и не быть замом главного, но от тебя зависит вся жизнь организации. Ты - или десять рук начальника, или второй, ускоренный и усовершенствованный мозг начальника. Я бы никогда не согласилась стать, например, руководителем – иногда гораздо приятнее быть вторым в Риме, чем первым в галльской деревушке.